会展策划服务公司的老板，为了及时掌握项目情况，更好地统筹业务运营，建立了工作日志制度，结果非但没有达到深入了解项目情况的目的，反倒增加自己的管理负荷。工作日志该弃还是该留？

　　我是一家会展策划服务公司的老板，公司规模不大，共有员工32人，其中，23位专业的会展策划人员，剩余9人为行政、人力、财务及后勤保障人员。公司开展的会展策划及咨询业务大都是以项目制的形式开展，每个项目都会配备一名项目经理，并根据粗略计算的项目任务量配备一定的人员。因公司业务较多和业务本身无法量化的特点，我个人并没有太多精力去关注每一个项目组精确的任务量，以及项目成员的工作负荷，为了能够及时掌握这些情况，更好地统筹公司的业务运营，及时调配业务人员，我在公司内部建立了工作日志制度，要求所有的策划人员每天提交工作日志，详细记录每天的工作任务及完成情况。但是事与愿违，我每天花费大量的时间去看这些工作日志，但看完之后也不能够真正判断项目成员实际工作量到底有多大。眼下，我遇到的问题就是：继续执行工作日志制度，达不到预期的效果；放弃执行，但又找不到更好的管理方法。我到底该如何做？

　　—邹彦斌 海豚会会员

　　三招让工作日志落地

　　工作日志是对每天或短期阶段性的工作进行长期记录的习惯和要求。若能够用好工作日志制度，对企业的发展大有裨益。但正因为很多企业管理者在应用该制度时，经常会遇到案例中的情形，最终使工作日志制度沦为鸡肋，而不是老板的“千里眼”。其实，有三招可以让工作日志制度落地。

　　第一招：制订工作日志管理制度。大部分公司所制订的工作日志管理制度过于“普适”，放之“任何一个公司”而皆准，无非是目的、适用范围、撰写要求等常规的要求，既没有针对性又没有落地的可操作性，员工执行自然敷衍了事。因此，该公司要制定清晰而规范，且具有可操作性的管理指南，这需要管理人员根据自己的岗位性质、工作特点、员工级别等提出有针对性的撰写要求。

　　第二招：工作日志要跟踪管理到位。对待工作日志制度的执行，管理者要随时跟踪，且做到赏罚分明。渐渐地员工认识到工作日志能够为自己的工作和团队的工作带来很大的帮助，也就真正认识到其价值所在，也就会将工作日志制度固化到公司的“骨子”里了。这样，新员工入职后就会自觉规范地执行工作日志制度，从此，公司的工作日志制度会规范地传承下去。

　　第三招：借助信息平台，提高效率。工作日志制度是一项系统的管理制度，对于工作日志的分类、权限划、上传、统计、考核管理更是一个繁琐的过程，建议该公司搭建功能与之配套、操作简便的信息化平台，这可以极大地提高工作日志的管理效率和利用效率，更好地实现“千里眼”功能。无论何时、何地，只要有网络，老板就可以了解公司整体的运营状况，更好地进行战略决策。

　　工作日志不是公司装饰自己的配饰，也不是员工敷衍老板的道具，本质上是对工作任务和时间进行管理的工具。如果有了规范的工作日志管理制度，且公司能够监督管理到位，工作日志不仅能够发挥“千里眼”的功能，更会成为员工自我约束的有效工具。 —袁燕华 仁达方略企业管理咨询有限公司高级咨询师

　　“4K模型”改善工作日志应用

　　工作日志，顾名思义就是针对自己的工作，每天记录工作的内容、所花费的时间、在工作过程中遇到的问题，以及解决问题的思路和方法。很多中小型企业对员工进行日常管理时，偏重于对员工所有工作过程实施监督和管控，于是每天让员工填写工作日志。但是在实际操作过程中，一方面员工要花大量时间去写工作日志，另一方面老板又不得不花精力审阅，结果两头不讨好。

　　如何才能恰当地运用工作日志，帮助中小企业管理者有效管理好员工的日常工作及绩效呢？笔者认为必须从以下几个方面着手：

　　第一，通过培训让主管和员工正确认识工作日志的作用与价值。工作日志可以帮助员工记录个人日常工作的过程及结果，帮助管理者快速了解员工工作状况，从而确定员工在工作过程中是否按照公司的要求和规定去工作。除此之外，工作日志更重要的作用反映在结果的运用上，让管理者和员工分析日常工作中有哪些重要的、关键的事项，对这些事项的处理应该采

　　取哪些有效的方法，以及这些事项对于公司经营中关键业务的影响程度。

　　第二，运用“4K模型”恰当地确定工作日志的内容要项。如果工作日志仅仅是让员工每天重复记录他所工作的每一个时间段在做什么，很快就会导致员工生厌，变成他们平常工作中的一种负担。因而必须通过确定工作日志的主要用途来确认需要哪些内容要项，从而快速输出管理者希望得到的结果。笔者创建了一个“4K模型”来确定工作日志的关键要项。

　　第三，采用IT系统来提高工作日志编写的快捷性和效率。通过上述“4K模型”重新确定工作日志的填写项目后，可以选择相关软件或IT工具来帮助员工方便高效地填写工作日志，比如购买专门的电脑软件或编写一个手机APP，使员工愉快和高效地填写。案例中的会展策划服务公司，平常是以项目制在运作，就可以让员工通过手机APP围绕一个项目来填写工作日志，一定会提高他们填写日志的感受和方便性、灵活性。

　　第四，编写工作日志的最终结果是要对绩效进行改进。让员工写工作日志，除了可以使管理者了解工作情况外，更重要的是要对工作日志输出的结果进行应用。管理者可通过对“4K模型”所提及的关键工作事项、关键工作人员、关键工作行为、关键工作成果等要素的把握，对岗位职责、工作流程、人员配置、绩效结果等进行调整和改善，从而真正让工作日志有助于员工的工作业绩改进，而不仅仅是了解和监督员工工作的工具。 —马本军 思越仁达企业管理咨询有限公司总经理

　　用项目管理的逻辑管理项目

　　案例中，老板推出工作日志的根本出发点是想及时了解每个项目组的工作量和项目成员的工作负荷情况，结果在实际操作中，非但没有达到了解工作量的目的，反倒增加自己的管理负荷，让自己陷入大量的细节和分析当中，无法自拔。实际上，这反映了一个根本性的问题，那就是项目制的工作如何进行细化管理？

　　解决问题还是要回归到问题的本身，梳理清楚项目制工作的核心成功要素，然后围绕成功要素进行管理设计。 一个项目制工作是否成功，大致取决于以下六个方面：一是项目计划管理，二是人员安排，三是项目费用控制，四是项目进度控制，五是客户满意度管理，六是项目回款控制。

　　1. 项目计划管理。一个项目能否取得成功，计划是第一步，也是最重要的一步，计划想清楚了，后续的各项控制工作都能得到有效关注。

　　项目计划必须周详具体，对项目的重大节点，例如何时提出策划案创意、何时出策划案初稿、何时对策划案定稿、何时根据策划案进行展厅设计、何时布展人员进场，必须提前考虑清楚，并在项目组内部讨论充分，作为项目策划工作的基准。当项目组把计划想清楚了，老板无需时刻关注项目组的工作量，只需要按照计划进度进行对照检查即可。

　　2. 人员安排。一个策划项目派什么人员参与不是随意而为的，而是要根据项目内容的难易程度、项目时间周期、人员合作匹配度、人员的能力特长以及个性特点等进行合理安排。例如，策划案属于创新型的，那么项目负责人要具备创新精神，策划经验要极为丰富才行；策划案属于常规性的，那么项目负责人只要具备一定项目经验即可。

　　3. 费用核算与控制。一个策划项目是否盈利，要看项目投入和产出之间的关系。通常，项目策划人员都有比较明确的工资奖金标准，而在项目开始之初，老板要对项目费用进行详细的测算，其中包括：税金、人员固定费用、完成阶段工作给予的项目奖金、项目期间客情维护等各项费用。通过核算，框定项目利润，项目延期时，对项目进行考核扣罚，最起码做到延期部分时间不再发放奖金。

　　4. 项目进度控制。根据项目计划进行进度控制，对于可能出现的拖延进行提醒或考核扣罚。

　　5. 客户满意度管理。客户满意度是获得顺利回款的根本保证，如何从客户需求出发设计策划案并推进执行，是获得客户满意度的关键所在。公司需要根据客户对策划方案的满意度考核项目组，增加满意度系数。

　　6. 项目回款控制。根据回款计划对项目进行回款考核，对于回款拖延，给予奖金延发或扣罚。

　　做到以上六点，老板基本上对一个策划项目就有了严格的控制手段，对策划项目各个控制点设置了具体明确的考核标准，这时工作量已经不是最重要的因素，工作的质量、项目管理的水平以及客户满意度变得更加重要，而这些都是工作日志本身无法体现的，需要通过项目管理的手段控制项目过程，对项目过程进行系统性检视，确保项目组在保证最终利润的同时，提升工作质量。

　　至于工作日志，也没有必要废除，但是对于功能要进行调整，要让项目组写出每日工作重点和创新性思考，通过工作日志帮助项目人员提升自我，互相学习，达到团队互动的目的。