你真的认为比尔·盖茨、唐纳德·特朗普、沃伦·巴菲特会写一个长长的任务清单，然后按照轻重缓急列出A1，A2，B1，B2，C1等吗？

　　你真的认为史蒂芬·乔布斯会制定一个任务清单，然后每天问自己几次：“我的下一个行动是什么”吗？

　　任务清单存在的问题

　　任务清单应该被称作烦人的愿望清单。你写下一系列你想要完成的任务，但是没有一个明确的计划说什么时候要把它们做好。你的任务清单上有多少任务是已经列了好几天的？好几周？甚至好几个月？

　　将任务记在任务清单上的第一个问题就是它不能将任务进行区分，无论是需要几个小时的还是只需要花几分钟的。所以当你随意看一眼那个单子，然后问：“嗯……我接下来应该做哪件呢？”你很有可能会去选那些快速、简单的任务，而不一定是最重要的任务。

　　第二个问题，和第一个问题相似，任务清单很容易会让你去做“紧急”的事而不是重要的事。这就是为什么“做一个2013年家庭年度相册”这个任务现在还在单子上没有完成（已经写了两年了）。你知道有多少人会一年年地把结肠镜检查滞留在任务清单上吗？

　　第三个问题，任务清单会造成很多不必要的压力。事实上，我们带着列满待办事项的清单是为了提醒自己。但是这也是种不断的提醒，一种不断的纠缠，告诉我们还有很多事情需要去处理。无疑，这会使我们感到喘不过气来。在夜晚的时候我们会身心俱疲，但是由于脑子还在想着这些要做的事，就会陷入失眠。无疑，这会使我们因为压力而崩溃。

　　过日历上的生活

　　顶级成功人士没有任务清单，但是他们会有一个井井有条的日历。从我为这本书做的采访和研究中，我得到的最统一的信息是—如果你真的想完成一件事，为它按排出时间来。这就是为什么极度忙碌的政客、职场人士和名人们都有一个全天的日程表。这就是为什么—听起来很炫耀—成功的人都倾向于会说：“让你的手下打电话给我的手下去搞定这件事吧。”令人惊讶的是，将你的任务安排在日程表上这一简单的行为（而不是写一个任务清单）会解放你的大脑、减轻压力，同时增强认知表现。佛罗里达州大学的研究者表明，蔡格尼克记忆效应（紧张的有意识或无意识想法都是由未完成的任务造成的）可以仅仅通过制作一个完成任务的计划来克服—你并不真的需要完成任务本身。

　　实现用日程表取代任务清单来管理你的生活，有几个关键的概念需要你理解：首先，安排一大块的时间对你来说是重要的事；这就是所谓的“封闭时间”或者“封盒时间”。如果你真的很重视身体健康，而且也决定通过每天锻炼30 分钟来实现你的目标，那么不要把它放在你的任务清单上—把它放在你的日程表上。将它打造成一个循环的事项。如果你真的很重视将顾客亲密度作为一种商业策略，而且也有一个每天至少和两位顾客谈话的目标，那么就每天安排出一个“顾客电话”时间。

　　第二点，重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。无论我们怎么尝试去控制我们的时间和日程，总会有一些需要我们注意力的事突然出现。这有可能是你老板让你去开会；有可能是顾客愤怒的电话；或者是学校护士打电话来让你去接小约翰回家。很自然地，每天时间过去越多，一些意想不到的事就越可能发生。

　　我个人就为这件事做了很多挣扎。如果我计划了下午晚些时候或者晚上去运动，那么很有可能会有一些突发状况需要我处理，从而打乱我运动的计划。我知道我要是早上不去跑步的话，接下来就会有许多其他的事把它挤掉。

　　第三点，不要废除你的目标；如果有必要的话，对它们进行重新安排。打个比方，如果你通常每天中午十二点到下午一点进行锻炼—在你午休的期间—但是你周一中午必须要赶飞机，那么你可以把锻炼定在那一天的早一些或晚一些的时候。

　　第四点，像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”；它们就是那样的重要。我们中的绝大多数人都很容易向自己制定的日程认输。如果我们将下午4点到5点安排出来，用来在办公室完成一个重要的报告，突然有一位同事需要15分钟，因为“发生了一些状况需要跟你说说明白”，我们会反射性地说“当然”，想着我们可以只用45分钟就完成报告，或者我们多花15分钟在办公室里，又或者以另一种方式来调整日程。

　　但是想象一下，如果你当时不是在做一个报告，而是和医生或是牙医有一个预约。你还会答应给别人那段时间，然后将和医生的约定推迟15分钟吗？当然不会。最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求，对你自己的日程相冲突的事情，你可以说：“4点到5 点我有一个很重要的约会。我们可以五点以后再说吗？或者明天早上再说可以吗？”

　　你会惊讶于这些意料之外的事会被安排得多么频繁。当然有的时候也会有很重要的人—比如你的老板或是伴侣—需要我们去关注，这就肯定比我们日程表上的事情更加紧急。但是我们第一反应应该是找到一些见缝插针的时间来安排他们。

　　杰夫·威纳安排缓冲时间

　　领英的首席执行官杰夫·威纳，写过一篇博客来描述他是怎样在自己的日程表里安排“什么都不做”这一事项的。

　　他写道：如果你要看我的日程表，你会发现有一些时间是灰色的，也没有注明这些时间要拿来做什么。我的视线和打印机都没有出问题，这些灰色的模块代表着“缓冲时间”，或者是我特意留出来给会议的时间。

　　总的来说，我每天会给自己安排90分钟到两个小时的缓冲时间（以30分钟到90分钟这样的区间存在）。这是我在过去几年里形成的一个习惯，我会这样安排是因为每天的日程都太满了，一个接一个的会议让我没有空余的时间去处理发生的事情甚至思考。起先，这些缓冲时间就像是一种放肆。我可以用这些时间来举行推迟的会议或是那些我之前没有开的会。但是过了一段时间以后我意识到，这些时间间隔对于做好我的工作来说绝对是非常必要的。

　　通过时间管理来设计你自己理想的一周

　　另一种使得你日程表有效指导生活的方式就是通过时间管理来设计出理想的一周。想象一下你理想的一周会是什么样子的。

　　如果你是一个自由职业者，或是教练，那么你的时间表就会围绕客户的项目展开，同时你也应该花时间去学习新的技能，是从别人的作品中获得启发，或者进行你自己的主动市场。

　　如果你是一名中层执行者，那么你理想的一周应该包括和你组里的成员进行一对一的培训，同时也需要花点时间独自想一想接下来几年的战略。

　　无论你专业的角色是什么，你都能找到你自己理想的一周的样子—甚至是理想的一天的样子，做一些重复性的私人的事情：锻炼，和家人相处，放松以及来追求自己的兴趣爱好。

　　把这些项目都规划到你的日程表上—使得他们变成规律性事件—这是规划你生活的正确方式。这也能有效地让你坚持这些能给你带来回报和快乐的事情。我自己的日程表反映我自己的价值追求：

　　我重视健康，所以我每天早上会安排六十分钟进行锻炼。

　　我重视培训我团队里的成员，所以我每周一都会以直接汇报的形式进行一对一的会议，从此来开启新的一周。

　　我重视团队协作以及打破孤岛现象，所以我每周都会抽时间出来安排一次全体会议。

　　我重视写作，所以我每周抽出两三段时间来进行写作，而且保证不被打扰。

　　我重视我孩子们的教育，所以每天晚上晚饭后我都会抽时间辅导他们做家庭作业。

　　我重视“充电”和新的体验，所以我会安排一个长长的周末或是整个一周—有时候提前一年安排—来度假，即使我还不知道要去哪里。记住，关键在于不要使用任务清单来作为你管理时间的首要方法。任务清单上的事件有可能会一直这样待在那儿，没有进展，它会不断被当下发生的紧急事件所影响。而单子上还没有做完但是需要去做的事情就是我们压力的来源。

　　当你掌握了规划时间的方法—用你的日程表而不是任务清单，通过看你的每周日程安排，你可以很直白地看到哪些是最重要的事情。

　　如果你是一名……这要怎么实现呢

　　企业家：时间管理对于每周安排时间直接和客户对话、重新审视任务指标，或者是指导直接报告有帮助。

　　职场人士：安排时间给首要目标。

　　自由职业者：每周安排时间来阅读工业博客，或者是学习怎么使用新工具。

　　学生：安排时间给小组学习或者是去老师办公室问问题。

　　家长：通过这种方式来计划去健身房的时间、每周的安排和缴清账单。

　　秘诀三

　　根据日程表来做事而不要根据任务清单。

　　如果你可以放弃你的任务清单，转而投向日程表，你觉得你可以减少多少压力呢？